Organisasjonsplan for Nesbyen Idrettslag
Vedtatt på årsmøtet 19.03.2018
Grunnlagsopplysninger for Nesbyen Idrettslag
Navn: Nesbyen Idrettslag
Stiftet: 07.08.1902
Idrett: Fleridrettslag
Postadresse: Rukkedalsveien 55, 3540 Nesbyen
E-postadresse: post@nesbyenil.no
Bankkonto: 2351 20 40543
Bankforbindelse: Skue Sparebank
Internettadresse:
Organisasjonsnummer i Brønnøysundreg. 942 173 318
Anleggsadresse: Nesbyen Idrettshall
Telefon: 32 07 11 41
Registrert tilknytning til Buskerud idrettskrets
Registrert tilknytning til Nes idrettsråd
Årsmøtemåned: februar/mars
Idrettslagets formål
Nesbyen Idrettslag skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett
organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF)
Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge
på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet.
Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.
Visjon
Nesbyen Idrettslag – et miljø å trives i.
Verdigrunnlaget
Kameratskap – engasjement – respekt – utvikling
Virksomhetsideen
Nesbyen Idrettslags visjon skal nås gjennom:
- Inkluderende og bred idrettsklubb
- Utvikling av selvfølelse, idrettsglede og prestasjoner
- Varierende idrettstilbud til barn- og ungdom samt voksne som fremmer god folkehelse
- Samarbeid med skole og andre kulturelle instanser for også å legge til rette for uorganiserte aktiviteter
- Samkjørte treningsaktiviteter, felles holdninger og samarbeid på tvers av gruppene
- Kompetente trenere og støtteapparat
- Lokal forankring
- Lønnsomhet, positiv egenkapital
Nesbyen IL’s Organisasjon
Merknad:
Hovedstyret: 10 styremedlemmer og 1 varamedlem velges på årsmøtet
Kjønnsfordeling: «Det skal være mins 2 representanter for hvert kjønn i styret , råd, utvalg mv. med mer enn 3 medlemmer. I styret, råd og utvalg som består av 2 eller 3 medlemmer, skal begge kjønn være representert» Jf. Idrettslagets lov § 7
Årsmøtet
✓ Årsmøtet er lagets/klubbens høyeste myndighet.
✓ Årsmøtet blir avholdt 1. gang i året i februar/mars som er fastsatt i loven.
✓ Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettrådet i kommune, og de særkretser idrettslaget er tilsluttet. Protokollen kan legges ut på idrettslagets internettsider.
✓ Innkalling til årsmøtet skal skje 1. måned før årsmøtet avholdes.
✓ Innkalling annonseres på nettet eller i avisen, eller sendes/legges ut til medlemmene.
✓ Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut 1 uke før.
✓ Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år.
✓ Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet.
✓ Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf §12
Styrets funksjon og sammensetning
Hovedstyret i Nesbyen IL består av 3 valgte AU-medlemmer (leder, nestleder styremedlem) samt lederne for gruppene. (Februar 2018: 3 + 7 personer) Gruppene innstiller til årsmøtet hvilke ledere som skal velges.
Alle valg skjer i forhold til lovnormen for NIF og gjelder for et år, men det bør tilstrebes at valgperioden for det enkelte styremedlem er 2 år. Det bør dessuten tilstrebes at valgene skjer forskutt for hinannen slik at ikke hele hovedstyret skiftes ut fra det ene året til det neste og at det dermed skapes kontinuitet i styrearbeidet.
Hovedstyret skal
- Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i §1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. stryet har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben
- Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter
- Stå for lagets daglige ledelse i samarbeid med daglig leder, og representere laget utad
- Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett
- Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse.
Arbeidsoppgaver:
Leder
- er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger
- i samarbeid med daglig leder står lederen for klubbens daglige ledelse i, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet
- innkaller i samarbeid med daglig leder til styremøter, forbereder saker og leder møtene
Nestleder
- fungerer som leder under dennes fravær.
- bistår leder og danner et lederteam med denne og styremedlem i AU.
- har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem
Servicefunskjon
- Referater fra hovedstyremøte føres av idrettslaget ansatte daglige leder eller sekretær.
- Sekretæren har sammen med daglig leder ansvaret for den daglige administrasjon av idrettslaget.
Kasserer
- Kasserer-funksjoner for hovedlaget og gruppene utføres av daglig leder og ekstern regnskapsfører i Nesbyen IL.
Styremedlemmer
- møter på styrets møter
- tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak
- kan være valgt til spesielle oppgaver, som f.eks informasjon/web, sosialt-ansvarlig, materialforvalter o.l.
Revisorer
- Hovedlagets regnskaper revideres av autorisert revisor 2017: Geir Olav Brøto og Frodig Økonomi AS
- Gruppenes regnskaper i Nesbyen IL revideres av geir Olav Brøto og Frodig Økonomi AS
Valgkomité
Valgkomiteen består av tre personer som velges på årsmøtet.
Personene i valgkomiteen velges for 2 år.
Valgkomiteen sammensettes med personer fra gruppene etter følgende fordeling:
- Fotball, alpin, orientering
- Håndball, friidrett, langrenn
Det er gruppenes oppgave/ansvar å stille med en representant som kan sitte i valgkomiteen. Lederne i gruppene kan ikke være medlemmer av valgkomiteen.
Organisasjon av gruppene
Gruppene i Nesbyen IL er organisert med et styre som varetar den daglige drift. Gruppene bestemmer selv hvor mange styremedlemmer de ønsker skal sitte i gruppestyret.
Vær gruppe velger en leder.
Gruppelederne oppstilles til valg på årsmøtet i Nesbyen IL slik at de kan velges til hovedstyret.
Gruppenes økonomi administreres av idrettslagets daglige ledelse (daglig leder/sekretær)
Gruppene avholder årsmøte i deres gruppe i februar måned.
Gruppenes regnskap og budsjett skal godkjennes på årsmøtet i Nesbyen Idrettslag. Gruppestyrene har ikke noe eget regnskaps- eller budsjettansvar. Dette ligger i Nesbyen IL’s hovedstyre.
Daglig leder
Daglig leder er ansatt i klubben og har sammen med styreleder ansvar for daglig drift av idrettslaget.
Daglig leder er ansatt av hovedstyret og rapporterer direkte til hovedstyret eller gjennom styreleder.
Arbeidsoppgaver og ansvarsområde gis av styret gjennom styreleder og gjennom inngått arbeidsavtale.
Hovedstyret har juridisk ansvar for driften av klubben.
Medlemmer
Medlemskap i Nesbyen IL er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst 1 måned og ha betalt kontingent.
Medlemskap i Nesbyen IL kan opphøre ved utmelding, stryking eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt.
En ansatt kan være medlem i klubben men har ikke stemmerett på årsmøtet og den ansatte kan ikke velges til verv i klubben eller overordnede organisasjonsledd.
Strykning kan finne sted av medlem som skylder kontingent for mer enn ett år. Medlem som strykes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side
Ved innmelding bør medlemmene fylle ut et skjema med navn, fødselsdato, adresse, e-post, mobilnr. navn på foresatte. Dette skjema ligger på hjemmesiden.
Medlemskontingent blir sendt ut fra idrettslaget sin sekretær, ingen undergrupper sender ut egne regninger.
Forsikring
Idrettsforsikring for barn
Alle barn som er medlem av lag tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) eller som deltar i organisert aktivitet i klubbens/lagets regi er forsikret. Opp til de blir 13 år http://www.idrett.no/tema/barneidrett/idrettsforsikring/Sider/default.aspx
Klubbforsikring
Nesbyen Idrettslag er forsikret hos Gjensidige Hallingdal
Aktivitet
Nesbyen Idrettslag er et fleridrettslag bestående av de sju ovennevnte grupper.
Dessuten tilbyr Nesbyen Idrettslag spinning, badminton, balltrim damer, fotballtrim og barneidrett.
Disse aktiviteter administreres av idrettslagets daglige ledelse og som aktivitetsgrupper under hovedlaget.
Anlegg
Nesbyen Idrettslag eier Storetoppen Hoppbakke. Dessuten drifter idrettslaget Nesbyen Idrettssenter og lysløypa Nesbyen på grunnlag av inngått driftsavtale med Nes kommune.
Arrangement
Nesbyen Idrettslag og Nesbyen Røde Kors Hjelpekorps arrangerer i fellesskap Hallingmarken i begynnelsen av juli. Overskudd fra arrangementet tilfaller hovedlaget i Nesbyen Idrettslag. Hvert gruppestyre i samarbeid med administrasjonen arrangerer ulike årvisse arrangement.
Informasjon
Idrettslaget informerer medlemmene via nettsiden som har adresse: www.nesbyenil.no
Økonomi
✓ Hovedstyret er juridisk ansvarlig for lagets økonomi
✓ Hovedstyret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøtet..
✓ Hovedlagets og gruppenes daglige økonomi varetas av daglig leder og sekretær. De rapporter til hovedstyret og gruppestyrene.
Regnskap
Nesbyen Idrettslag fører et regnskap der hovedlaget og hver gruppe er en avdeling i regnskapet, dette i henhold til regnskapsloven.
Alle inn og utbetalinger skal gå gjennom idrettslaget sine kontoer, det er ikke lov å sette penger som tilhører idrettslagets medlemmer inn på personlige kontoer.
Alle egenandeler og startavgifter betales gjennom idrettslaget.
Når en reiser med et lag kan det betales ut forskudd til lagleder, han skal da levere inn reiseoppgjør og kvitteringer for brukte penger.
En skal levere reiseregning/utleggskjema med kvitteringer for å få igjen det en har lagt ut.
Medlemskontingent
Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. jf. egenbestemmelse i idrettslagets lov.§4
Medlemskontingenten skal betales for hvert enkelt medlem, familiemedlemskap regnes som en rabattordning og en må fortsatt registrere hvert enkelt medlem med navn og betalt beløp da revisor skal kontrollere medlemslister mot regnskap.
Medlemskontingenten februar 2018
Barn og aktive voksne: kr. 300,-
Familiemedlemsskap: kr. 600,-
Støttemedlemsskap: kr. 200,-
Innkrevningsrutiner:
Faktura sendes ut innen utgangen på mars måned.
Første purring 14 dager etter forfall.
31.12. kan medlemmer som ikke har betalt strykes.
I tillegg oppkreves aktivitetsavgift for den idrettsgren der en er aktiv. Den trenger ikke godkjennes på årsmøtet i hovedlaget med fastsettes av styrene i gruppene.
Reklame/sponsoravtaler
Nesbyen Idrettslag har følgende sponsoravtaler:
– Hovedsponsoravtaler (inntektene går til hovedlaget)
– Gruppesponsoravtaler (inntektene går til gruppene)
– Draktsponsoravtaler (inntektene går til gruppene)
– Reklameskilt avtaler (inntekter går til gruppene)
Utleie
Nesbyen Idrettslag leier ut Nesbyen Idrettshall og banene på utendørsanlegget. Priser fastsettes av hovedstyret etter innstilling av daglig leder.
Kiosk
Kiosk i Nesbyen Idrettshall og driftes av de grupper som bruker kiosken i forbindelse med arrangementer. Kiosken ute driftes av fotballgruppa.
Dokumentasjonen av kontantsalget må vise ut- og innleverte kontanter. Oppgjørene skal telles og signeres av to personer.
Lønn og honorar
Styrene i de enkelte grupper ansetter trenere og lagledere for treningsgruppene.
Det kan betales ut kr. 10000,- til en person i trenergodtgjørelse i løpet av et år uten å trekke skatt.
Dessuten kan det betales kjøregodtgjørelse og andre godtgjørelser. Det leveres kjøreliste og kvittering for utgifter. Alt blir innberettet.
Klubbdrakter/profilering
Drakter
Lagidrettene (håndball/fotball) spiller i samme spilledrakt, dog kan fargen på shortsene variere.
Klubbens farger er blå og hvit.
Alle drakter i Nesbyen IL som brukes i konkurranser der spilleren/utøveren representerer Nesbyen IL må vise klubbens hovedsponsorer + evt. gruppesponsorer + evt. draktsponsorer.
Trykk på draktene skal være godkjent av hovedstyret.
Dugnad
- Dugnad skal i utgangspunktet være frivillig. Nesbyen IL henstiller til sine medlemmer og foreldre om å stille opp på dugnad, men deltagelse må baseres på frivillighetsprinsippet og ikke innføres som ”tvangsordninger”.
- Nesbyen IL kan heller ikke på pålegge foreldre som ikke er medlemmer å stille på dugnader og gi dem bøter for uteblivelse fra dugnader.
- Styret kan heller ikke på prinsipielt grunnlag vedta ”bøter” for at medlemmer ikke stiller og eller ikke kan stille på dugnad.
- Årsmøtet i Nesbyen IL kan i særlige tilfeller pålegge medlemmer å stille på dugnad der dette er en forutsetning for at aktiviteten skal kunne gjennomføres og der alternativet er at aktiviteten må legges ned. I så fall vil pålegget måtte gjelde medlemmene.
Utmerkelser og æresbevisninger
Utmerkelser
Årsmøtet vedtar regler for utdeling av diplomer/pokaler for sportslige og andre innsatser.
Nesbyen IL har følgende æresbevisninger:
- Hederstegn
- Æresmedlemskap
- Innsatsprisen
- Årets trener
- Årets styremedlem
- Årets støttespiller
